Kho và hậu cần ngành dược theo GSP

Kinh nghiệm thu thập được khi đánh giá việc vận chuyển nguyên liệu ban đầu là quan trọng về mặt tuyến đường vận chuyển, ví dụ như để đánh giá mức độ có thể duy trì dây chuyền làm lạnh cần thiết hoặc để phát hiện các hư hỏng tiềm ẩn.

Đối với trường hợp của nhân viên sản xuất, những người liên quan đến việc lấy mẫu sản phẩm mở chẳng hạn, cũng phải thường xuyên kiểm tra y tế (xem chương 2.B.2 Yêu cầu về sức khỏe). Những người phát triển các bệnh viêm nhiễm nên được loại trừ khỏi việc lấy mẫu trong giai đoạn lây nhiễm.

Quần áo bình thường nên được che phủ, hoặc cung cấp quần áo lao động, để giảm tạp chất mang vào nhà kho. Tất cả nhân viên cũng phải được đào tạo về vệ sinh và làm sạch (xem chương 11.B Vệ sinh nhân viên) để giúp họ tuân thủ các thông số kỹ thuật (WHO GSP 3.3).

Kiểm soát việc luân chuyển nguyên vật liệu

“Tất cả các nguyên liệu và sản phẩm phải được bảo quản trong các điều kiện thích hợp do nhà sản xuất thiết lập và có trật tự để cho phép phân tách lô và luân chuyển kho.” (5.7 Hướng dẫn GMP của EU).

Thật thuận tiện để thiết lập một hệ thống giúp cho việc phân bổ có chọn lọc các lô nguyên liệu ban đầu và sản phẩm trung gian. Một quy tắc tương tự áp dụng cho việc phân phối các lô thành phẩm mà hệ thống giống hệt hoặc tương tự được khuyến nghị xem xét nhu cầu kiểm soát điểm đến cuối cùng của chúng.

Vì lợi ích kinh tế của công ty là sử dụng số lượng nguyên liệu ban đầu hiện có một cách hiệu quả nhất có thể trong thời gian sử dụng. Đây cũng là lý do tại sao nguyên tắc nhập trước xuất trước ( FeFo) thường được sử dụng làm hệ thống cơ bản để luân chuyển kho (4.12 WHO GSP).

Tất nhiên vẫn có những ngoại lệ – nếu nguyên liệu ban đầu cụ thể hoặc sản phẩm trung gian phải được sử dụng trong các lô cụ thể, ví dụ như để điều chỉnh hàm lượng cụ thể của sản phẩm cuối cùng. Về cách thức duy trì hệ thống này – điều này phần lớn phụ thuộc vào cách thức quản lý cơ sở sản xuất hoặc hình thức tổ chức EDP được sử dụng.

Đối với ứng dụng nguyên liệu ban đầu được kiểm soát bởi hệ thống, lô nguyên liệu sẽ được sử dụng do hệ thống EDP quy định. Những khía cạnh này luôn là những yếu tố quan trọng trong việc xác nhận hệ thống EDP cơ bản (xem chương 9 Xác thực Máy tính).

Việc đối chiếu nguyên liệu ban đầu và sản phẩm phải được thực hiện thường xuyên (5.14 GSP của WHO), cũng như thực hiện chức năng ghi sổ kế toán, các biện pháp này cũng cung cấp các biện pháp bảo vệ bổ sung.

Chậm nhất, khi đã sử dụng hết một lô thì phải so sánh số dư trên sổ sách và số dư thực tế. Nếu các sai lệch xảy ra mà không thể giải thích được do các biến động có thể xảy ra, ví dụ như dung sai trọng lượng hoặc các lô hàng ngắn của nhà cung cấp, thì sẽ có nguy cơ sử dụng sai và do đó là lỗi sản xuất. Các thủ tục cần được xác định ngay từ đầu để đáp ứng cho trường hợp này. Khi xảy ra sai lệch kiểu này, phải lập báo cáo điều tra lỗi (xem chương 11.K.5 Báo cáo điều tra lỗi) (5.15 WHO GSP).

Tổ chức kho GSP trong ngành dược

Nguyên liệu và sản phẩm có tình trạng kiểm dịch phải được tách biệt với những người khác để tránh chúng bị nhầm lẫn với hàng tự do. Vì vậy, một loạt các hình thức tổ chức khác nhau có thể được áp dụng tại kho bất kể loại hệ thống quản lý kho được sử dụng. Một tình huống kinh điển đơn giản là sự tách biệt vật lý của các tài liệu được phát hành và không được phát hành.

Cần có các khu vực bảo quản riêng biệt và các nguyên liệu phải được xác định bằng nhãn trạng thái (đã được kiểm dịch / giải phóng / từ chối). Các khu vực cách ly phải được dán nhãn và chỉ được phép tiếp cận đối với những người có thẩm quyền. Hệ thống lưu trữ vị trí ngẫu nhiên – như thường được đề cập đến – không cho phép tách biệt vật lý của hàng hóa được phát hành và không được giải phóng.

Không có khu vực lưu trữ đặc biệt nào được chỉ định (ví dụ như bên trong kho chứa trên cao). Các vị trí lưu trữ có sẵn hoặc được chỉ định bởi hệ thống (đặc biệt khi hệ thống tự động được sử dụng) hoặc được báo cáo lại cho hệ thống sau khi lưu trữ thủ công. Nhãn trạng thái là không bắt buộc (được gọi là nhãn gián tiếp).

Trạng thái được quản lý và kiểm soát bằng cách sử dụng hệ thống quản lý kho có sự hỗ trợ của máy tính. Chỉ có thể gọi lên khoang chứa cho một vật liệu hoặc sản phẩm cụ thể thông qua hệ thống quản lý kho. Có thể thực hiện các hệ thống hỗn hợp kết hợp việc sử dụng nhãn trạng thái với lưu trữ chung (xem hình 11.M-2).

Các khu vực lưu trữ GSP trong ngành dược

Kích thước

Quy mô của cơ sở lưu trữ và tất cả các công việc cần thực hiện là cơ sở quan trọng để đánh giá chất lượng của một nhà kho và việc bảo quản nó. Phải có đủ sức chứa cho nhiều loại vật liệu khác nhau và phải có các khu vực bảo quản đặc biệt. Nguy cơ nhầm lẫn luôn tăng lên do không gian chật chội và dung tích khoang chứa thấp, sự thiếu hụt như vậy có thể dẫn đến việc hỗn hợp các vật liệu khác nhau hoặc các lô khác nhau của cùng một vật liệu được phân vào cùng một pallet. Để tránh nhầm lẫn, những thực hành này phải được tránh.

Việc lưu trữ các thùng chứa nhỏcó thể được tách ra khỏi các khu vực lưu trữ trên cao tiêu chuẩn và được bố trí trong các hệ thống giá đỡ đặc biệt. Để dễ dàng xử lý, hệ thống thang nâng hàng có thể hữu ích vì chúng cho phép tải và rút hàng dễ dàng trong khi vật liệu vẫn được niêm phong. Các công việc như nhặt chỉ có thể được thực hiện một cách an toàn nếu có đủ không gian. Điều cần thiết là phải có đủ không gian, đặc biệt là trong các khu vực có nhiều người qua lại và là khu vực lưu thông.

Chiếu sáng

Ánh sáng trong các khu vực bảo quản phải đảm bảo mọi công việc có thể được thực hiện một cách chính xác và an toàn (WHO GSP 4.16). Yêu cầu này là phương tiện hợp lý duy nhất để xác định các vị trí lưu trữ hoặc các thùng chứa trong các nhà kho không tự động hóa. Mức độ chiếu sáng đủ là không thể thiếu trong các khu vực thực hiện công việc lấy hàng và trong khu vực gửi hàng và gửi hàng. Ngoài việc ngăn ngừa nhầm lẫn, mức độ chiếu sáng hợp lý cũng cần thiết để thực hiện kiểm tra trực quan về tình trạng của sàn, lối đi, pallet, thùng chứa, nhãn mác, v.v. Ngoài các yêu cầu chung, còn tồn tại các thông số kỹ thuật cho các khu vực lưu trữ khác nhau. Những điều này được giải thích trong các quy tắc và quy định (xem hình 11.M-3).

Hàng hóa đến và gửi đi

“Các khoang tiếp nhận và gửi đi phải bảo vệ nguyên liệu và sản phẩm khỏi thời tiết. Các khu vực tiếp nhận phải được thiết kế và trang bị để cho phép các thùng chứa nguyên liệu đến được làm sạch ở những nơi cần thiết trước khi bảo quản.” (3.20 Hướng dẫn GMP của EU).

Nó không được nêu rõ ràng liệu các khu vực đó nên được đặt bên trong hay bên ngoài một tòa nhà lưu trữ. Trong một số trường hợp, có thể chấp nhận được khu vực hàng hóa đến được đặt dưới tán cây ngoài trời, mặc dù phải tính đến các yếu tố như bức xạ mặt trời và độ ẩm. Do đó, hàng hóa thường được nhận trong một khu vực được chỉ định bên trong nhà kho.

Trước khi hàng hóa được cất giữ cuối cùng, thường phải làm vệ sinh chung bằng cách hút hoặc khí nén và phải lắp đặt thiết bị liên quan trước đó. Hàng hóa đến và khu vực gửi hàng lý tưởng nên tách biệt. Nếu không gian ngắn, các biện pháp tổ chức bổ sung sẽ được yêu cầu để giảm thiểu rủi ro: chẳng hạn như ngăn cách tạm thời giữa thủ tục nhận hàng và gửi hàng hoặc xác định các khu vực trong khu vực xử lý (cố định hoặc sử dụng vách ngăn di động hoặc hàng rào dây chuyền).

Lấy mẫu

“[…] Nếu việc lấy mẫu được thực hiện trong khu vực bảo quản, thì việc lấy mẫu phải được tiến hành sao cho tránh được sự nhiễm bẩn hoặc nhiễm chéo.” (3.22 Hướng dẫn GMP của EU). Nguy cơ ô nhiễm luôn hiện hữu khi tiến hành lấy mẫu trong kho.

Hộp dòng chảy trong các phòng chia nhỏ là một giải pháp thay thế khả thi để xả hoàn toàn vật liệu. Tùy thuộc vào mức độ tự động hóa, vật liệu được đưa vào loại cabin này thông qua băng tải (tích hợp cabin LF vào dòng chảy tuyến tính của các thành phần) hoặc thủ công, trong một phòng phụ trợ. Chỉ một mẻ tại một thời điểm phải được đặt dưới LF để lấy mẫu và được lấy mẫu tại đó. Thứ tự cụ thể của các sự kiện cho toàn bộ quy trình, nghĩa là phương pháp thay đổi lô và sản phẩm, xử lý dụng cụ lấy mẫu, ghi nhãn, làm sạch, v.v., phải được mô tả chính xác trong SOP.

Nhân viên phải mặc quần áo bảo hộ khi tiến hành lấy mẫu. Sau khi quá trình lấy mẫu hoàn tất, khu vực LF phải được làm sạch theo các quy trình quy định. Chúng tôi khuyến nghị rằng một cuốn sổ ghi chép được lưu giữ cho khu vực này.

Việc tổ chức lấy mẫu được xác định bởi không gian có sẵn và thời gian của các sự kiện tại công ty có liên quan. Điều này có nghĩa là việc xác định từng vật chứa có thể được thực hiện, ví dụ như sử dụng NIR, trực tiếp theo các điều kiện được mô tả ở trên. Điều này được hiểu rằng cũng có thể tiến hành xác định cá nhân vào một ngày sau đó, việc kiểm tra chất lượng và phê duyệt đã được thực hiện một cách chính xác. Vì lý do hợp lý, điều này được thực hiện khi các thùng chứa được mở ra (ví dụ trong quá trình cân ban đầu). Thông tin khác được cung cấp trong chương 14.A Lấy mẫu.

Kiểm dịch

“Các khu vực riêng biệt nên được cung cấp để lưu trữ các nguyên liệu hoặc sản phẩm bị từ chối, bị thu hồi hoặc bị trả lại.” (3.23 Hướng dẫn GMP của EU). Điều này rất có ý nghĩa vì nó giúp ngăn ngừa việc sử dụng không chủ ý hoặc nhầm lẫn.

Ghi nhãn bổ sung (bị từ chối) chắc chắn là cần thiết trong trường hợp không thể tách biệt 100%, ví dụ như việc sử dụng chung hàng hóa đến và khu vực gửi hàng cho hàng hóa thông thường và hàng hóa bị loại bỏ. Người có thẩm quyền phải hạn chế tiếp cận những khu vực này. Nguyên liệu ban đầu bị loại phải được trả lại cho nhà cung cấp hoặc tiêu hủy.

Có thể làm lại, mặc dù chi phí cần thiết cho công việc xác nhận và xử lý các câu hỏi liên quan đến đăng ký là rất cao. Con đường ra quyết định phải được xác định ngay từ đầu và được lập thành văn bản. Việc kiểm tra chất lượng phải được thực hiện một cách có trách nhiệm trong mọi trường hợp có nghĩa là có thể tiến hành hạ cấp, tức là nguyên liệu ban đầu có chất lượng không phù hợp với thông số kỹ thuật sẽ bị xếp loại là sản phẩm kém chất lượng. (Ví dụ: sai lệch trong phân bố kích thước hạt của axit xitric được tìm thấy trong quá trình kiểm tra hàng hóa đến. Sau đó, chất này được phân loại lại và được sử dụng để tạo thành dung dịch tẩy rửa để làm sạch cơ sở.) Khi một sản phẩm bị từ chối trong quá trình sản xuất, nó phải được đảm bảo rằng nó được chuyển đến nơi kiểm dịch. Về xử lý dữ liệu, cần phân biệt giữa các vị trí lưu trữ.

Lý tưởng nhất là cài đặt hệ thống sao cho khi vật liệu bị từ chối, sau khi biên dịch đơn đặt hàng vận chuyển, vị trí lưu trữ của nó sẽ tự động được thay đổi thành vùng cách ly. “Các sản phẩm bị trả lại từ thị trường và đã nằm ngoài sự kiểm soát của nhà sản xuất nên bị tiêu hủy trừ khi không có nghi ngờ gì về chất lượng của chúng đạt yêu cầu; […]” (5.65 Hướng dẫn GMP của EU). Việc xác định chất lượng yêu cầu là trách nhiệm của người đứng đầu kiểm soát chất lượng. Một quy trình bằng văn bản mô tả các tiêu chí phân tích phải được xác định trước.

Đánh giá này phải rất quan trọng vì các sản phẩm sẽ không được nhà sản xuất giám sát trong thời gian chờ đợi. Hình 11.M-4 cho thấy các khía cạnh quan trọng liên quan đến việc đánh giá hàng hóa được trả lại từ lĩnh vực bán lẻ. Hàng hóa được trả lại dưới dạng các gói đơn lẻ từ các dược sĩ thường phải được coi là hàng nguy cấp. Những thứ này nên được tiêu hủy vì lý do an toàn.

Số lượng lớn hơn được gửi lại bởi những người bán buôn đã đặt hàng không chính xác (ví dụ) phải được đánh giá riêng lẻ. Trong những trường hợp này, tính toàn vẹn của các gói đi kèm là một tiêu chí quan trọng. Nếu giao hàng được trả lại từ các vùng khí hậu khác nhau, điều này phải được xử lý thận trọng vì tính ổn định của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng. Nếu có nghi ngờ về chất lượng sản phẩm thì phải tiêu hủy. Nếu một sản phẩm được làm lại, điều này phải được sự chấp thuận của người đứng đầu bộ phận kiểm tra chất lượng (xem chương 11.L Làm lại).

Các khu vực lưu trữ khác

Các chất có hoạt tính cao

“Các vật liệu hoặc sản phẩm có hoạt tính cao nên được cất giữ ở những khu vực an toàn và bảo mật.” (3.24 Hướng dẫn GMP của EU) Việc xử lý các chất có độc tính cao, chẳng hạn như chất kìm hãm hoặc các chất gây nghiện như được mô tả, phải đảm bảo an toàn cho nhân viên và cũng tránh được sự can thiệp có thể xảy ra với các khu vực lưu trữ khác và do đó các vật liệu và sản phẩm được lưu trữ. Các yêu cầu đặc biệt tồn tại, chẳng hạn như những yêu cầu có trong quy định về ma tuý và các quy định đối với hàng hoá nguy hiểm.

Vật liệu bao bì in

“ Vật liệu đóng gói in được coi là rất quan trọng đối với sự phù hợp của sản phẩm thuốc và cần đặc biệt chú ý đến việc bảo quản an toàn và đảm bảo các vật liệu này.” (3.25 Hướng dẫn GMP của EU). Nên lưu trữ kín. Có thể cần một cửa hàng trung gian đặc biệt có điều hòa không khí để điều hòa vật liệu đóng gói cho quá trình đóng gói (xem chương 13.B.1 Phân bổ vật liệu đóng gói).

11.M.3 Điều kiện bảo quản

11.M.3.1 Nhiệt độ và độ ẩm

“Các khu vực bảo quản phải được thiết kế hoặc điều chỉnh để đảm bảo các điều kiện bảo quản tốt. Đặc biệt, chúng phải sạch sẽ, khô ráo và được duy trì trong giới hạn nhiệt độ có thể chấp nhận được. […]” (3.19 Hướng dẫn GMP của EU). Nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian và sản phẩm thuốc phải được bảo quản ở nhiệt độ và độ ẩm thích hợp. Do đó, các khu vực bảo quản đặc biệt đảm bảo các điều kiện cần thiết có thể phải có sẵn, ví dụ kho lạnhhoặc các khu vực lưu trữ có giới hạn độ ẩm được kiểm soát chặt chẽ. Dữ liệu về độ ổn định hoặc thời gian sử dụng dựa trên phạm vi nhiệt độ và độ ẩm đã thiết lập thường tồn tại đối với hàng hóa được lưu trữ đó. Bắt buộc phải sử dụng các thông số kỹ thuật này làm giá trị danh nghĩa cho các điều kiện bảo quản để có thể sử dụng dữ liệu hết hạn từ các nhà cung cấp, ví dụ (xem hình 11.M-5 và hình 11.M-6). Giới hạn trên 30 ° C được Quy định bởi Thực hành Bảo quản Tốt cho các trường hợp ngoại lệ phải được kiểm tra nghiêm ngặt theo các thông số kỹ thuật tiêu chuẩn cho nhà kho. Do đó, quyết định về đặc điểm kỹ thuật nào nên được sử dụng để lưu trữ vật liệu có thể và phải được thực hiện khi tham khảo hướng dẫn lưu trữ dựa trên dữ liệu về độ ổn định (WHO GSP 4.17, xem chương G.1).

Sự phù hợp của một khu vực lưu trữ nhất định phải được xác minh. “[…] điều kiện bảo quản […] cần được […] cung cấp, kiểm tra và giám sát.” (3.19 Hướng dẫn GMP của EU). Nhiệt độ và độ ẩm có thể được theo dõi vĩnh viễn bằng cách sử dụng các hệ thống đo lường có chức năng ghi, ví dụ như máy đo nhiệt độ có chức năng ghi biểu đồ hoặc hệ thống EDP. Trong hình 11.M-7, các khía cạnh cần xem xét khi sử dụng các dụng cụ đo lườngđược liệt kê. Tốt nhất, chúng nên được kết hợp với hệ thống cảnh báo cho biết khi nào các giá trị nằm ngoài thông số kỹ thuật hoặc khi đạt đến giới hạn cảnh báo và / hoặc bắt đầu các bước kiểm soát. Đối với tất cả các hệ thống đo, điều quan trọng là phải xác định tốc độ thu thập dữ liệu. Yêu cầu về khoảng thời gian ghi (tính bằng phút) phụ thuộc vào loại sản phẩm, vị trí lưu trữ và tốc độ dự kiến ​​mà tại đó tiêu chí khách quan có thể thay đổi. Ví dụ, nhiệt độ có thể thay đổi chậm hơn trong các khu vực bảo quản trên cao hơn so với trong tủ lạnh. Nếu các dụng cụ đo lường có tích hợp bộ lưu trữ dữ liệu điện tử (bộ ghi dữ liệu) được sử dụng, tần suất đánh giá phải được xác định theo dung lượng bộ nhớ có sẵn. Tuổi thọ của pin giảm đáng kể khi sử dụng bộ ghi dữ liệu với cảm biến tích hợp ở nhiệt độ dưới 15 ° C. Điều này luôn phải được tính đến khi xác định khoảng thời gian thực hiện các kết quả đọc. Một phương pháp đơn giản để bù lại khả năng chống nóng của hàng hóa lưu trữ trong tủ lạnh là đặt cảm biến vào chất lỏng. Điều này được hiểu rằng điều này không được can thiệp vào hàng hóa lưu trữ. Dụng cụ đo lường phải được hiệu chuẩn thường xuyên (WHO GMP 4.17). Dữ liệu phải được lưu trữ dưới dạng tài liệu thứ cấp.

Số lượng và vị trí của các điểm đophải được xác định trong phạm vi của tiêu chuẩn phòng. Để làm được điều này, cần phải lập hồ sơ phòng thể hiện sự phân bố nhiệt độ và độ ẩm trong phòng và sự phù hợp của các điểm đo tiếp theo về tính đại diện của chúng. Một cách đơn giản để đạt được điều này là chia kho theo một hệ tọa độ. Cần kiểm tra các khu vực thẳng đứng dưới mái nhà, ở giữa và ngay trên sàn nhà, cũng như các hành lang hoặc khu vực lối ra có chuyển động không khí bổ sung ở các vị trí nằm ngang khác nhau. Các biến động theo mùa phải được tính đến, ví dụ để ghi lại sự gia tăng nhiệt độ tới hạn trong các ngăn trên cùng của giá đỡ. Theo WHO GSP (4.18), cảm biến nhiệt độ nên được đặt ở những điểm có sự dao động lớn nhất. Trong những cuộc điều tra này, phải giả định rằng nhà kho đã đầy để loại trừ ảnh hưởng của tiền phòng do luồng không khí bị thay đổi. Do việc tạo hồ sơ và / hoặc giám sát, việc lắp đặt các thiết bị điều hòa không khí hoặc tách biệt các khu vực lưu trữ với điều hòa không khí đặc biệt có thể là cần thiết. Phải xác định xem có nên sử dụng giá trị trung bình hàng ngày của nhiệt độ làm giá trị thực và so sánh với giá trị danh nghĩa hay không hoặc có nên sử dụng các giá trị đỉnh riêng lẻ hay không. Nếu các giá trị riêng lẻ chỉ lệch vài độ Kelvin so với mức trung bình trong khoảng thời gian 24 giờ, thì giá trị trung bình hàng ngày có thể được sử dụng để đánh giá. Điều này cũng áp dụng cho các giá trị độ ẩm. Một trong những nhiệm vụ của tiêu chuẩn phòng là thể hiện điều này (xem chương 3. Tiêu chuẩn phòng G). Một thủ tục phải được thiết lập để đối phó với các sai lệch so với các thông số kỹ thuậttrong đó thông tin và đường dẫn ra quyết định được xác định. Ví dụ, một hệ thống tương tự để xử lý các sai lệch như được sử dụng trong khu vực sản xuất, có thể được sử dụng để thu thập thông tin. Điều này có những lợi thế của một hệ thống cấp cao hơn tự động liên quan đến những người ra quyết định trong sản xuất, kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng. Trong những trường hợp đơn giản, việc vi phạm các hướng dẫn về điều kiện bảo quản dẫn đến việc loại bỏ vật liệu bằng cách kiểm tra chất lượng sau đó là tiêu hủy. Đây là quyết định được đưa ra trong từng trường hợp riêng biệt, có tính đến độ nhạy nhiệt độ và độ ẩm của vật liệu (ví dụ như huyền phù insulin, thuốc đạn hoặc viên nang gelatine cứng).

Vệ sinh

Khu vực bảo quản phải sạch sẽ và khô ráo. Nếu các tiêu chí này bị bỏ qua, thì sự đa dạng của nguyên liệu sẽ cung cấp các điều kiện lý tưởng cho việc nuôi dưỡng vi sinh vật, sâu bọ, động vật và côn trùng. Các khu vực lưu trữ thường được chỉ định cho các khu vực vệ sinh F hoặc G như một phần của quá trình tự phân loại (cũng tính đến các xếp hạng khác). Cũng như đối với các khu vực sản xuất, phải có các chương trình vệ sinh bằng văn bản mô tả các quy trình và khoảng thời gian làm sạch (xem chương 11.D Chương trình vệ sinh). Cần tránh các nguồn nhiễm bẩn bất cứ khi nào có thể. Pallet gỗ bị ô nhiễm và bị lỗiVí dụ: phải được thay thế bằng pallet gỗ, nhựa hoặc kim loại mới hoặc sạch trước khi cất giữ. Được phép sử dụng pallet gỗ sạch trong kho. Tuy nhiên, trước khi đưa vào cân ban đầu hoặc sản xuất, các thùng chứa phải được đóng lại trên pallet nhựa hoặc kim loại. Các vật chứa hở phải được tránh không bị hỏng để bảo vệ vật liệu hoặc sản phẩm và cũng để tránh ô nhiễm môi trường. Sau đó, các vật chứa đã mở để lấy mẫu phải được đậy kín. Khi có nghi ngờ, các lô hàng trả lại từ khu vực sản xuất phải được làm sạch, ví dụ như bằng phương pháp hút.

Kiểm soát sâu bệnh

Ngoài việc làm sạch thông thường, những khu vực này phải được thực hiện các biện pháp phòng trừ sâu bệnh . Điều này là cần thiết vì có sự kết nối trực tiếp từ những khu vực này với thế giới bên ngoài và việc vận chuyển nguyên liệu thô cũng có thể mang theo sâu bọ. Một biện pháp phòng ngừa là xếp lại pallet các vật liệu trước khi lưu kho, ví dụ như song song với việc kiểm tra danh tính của từng thùng chứa riêng lẻ bằng NIR. Trong quá trình kiểm soát dịch hại, loại và số lượng của các loài khác nhau được xác định bằng cách sử dụng các loại bẫy dành riêng cho loài (ví dụ như bẫy pheromone) và cũng có thể đạt được phòng ngừa tích cực (ví dụ: sử dụng đèn diệt ruồi UV) tại các vị trí quan trọng như cửa thoát hiểm dẫn vào hàng không. Loại, số lượng và vị trí của các bẫy cho mục đích giám sát nên được xác định bởi các chuyên gia (nhà sinh vật học / động vật học) vì cần phải có kiến ​​thức về từng loài. Điều này có thể đạt được thông qua việc thuê ngoài cho các chuyên gia, những người sẽ cung cấp bản đồ hiển thị vị trí chính xác của các loại bẫy khác nhau. Điều này làm cho việc đánh giá số lượng, loài và vị trí dịch hại có thể thực hiện được. Những ước tính số này, được thực hiện trong khoảng thời gian đều đặn (ví dụ hàng tháng hoặc hàng quý), phải được đánh giá. Điều quan trọng là phải xác định rõ rằng bên giao hợp đồng luôn phải chịu trách nhiệm về việc này và việc ủy ​​quyền đó là không thể. Hành động được thực hiện trong trường hợp vượt quá các giới hạn xác định và các xu hướng xuất hiện do đó phải được xác định ngay từ đầu trong phạm vi của SOP (4.26 Hướng dẫn GMP của EU). Ví dụ, điều này có thể là việc rút ngắn / kéo dài khoảng thời gian, thay đổi số lượng bẫy cũng như thay đổi cấu trúc như các biện pháp phòng ngừa. Ưu tiên cao nhất là ngăn chặn sự xâm nhập của sinh vật gây hại. Việc giám sát và đánh giá có thể được thực hiện bởi các chức năng có thẩm quyền, ví dụ như đảm bảo chất lượng. Trách nhiệm đối với khu vực kiểm soát dịch hại cuối cùng thuộc về người đứng đầu sản xuất.

Biên nhận

Trình tự hoạt động tại nhà kho cần được xác định bằng văn bản. Cần mô tả loại và quy trình lưu trữ cũng như luồng hàng hóa và thông tin (WHO GSP 5.1). Khuyến nghị rằng các thủ tục được cung cấp dưới dạng danh sách kiểm tra và được lập thành văn bản. Bằng cách này, phương pháp làm việc được tiêu chuẩn hóa ở mức có thể. Điều này được giải thích bằng cách sử dụng việc nhận hàng làm ví dụ. Receipt có một chức năng kiểm soát quan trọng. “Đối với mỗi lần giao hàng, các thùng chứa phải được kiểm tra về tính toàn vẹn của gói và niêm phong cũng như sự tương ứng giữa phiếu giao hàng và nhãn của nhà cung cấp.” (5.27 Hướng dẫn GMP của EU). Chỉ những sản phẩm và vật liệu đáp ứng yêu cầu chất lượng mới được sử dụng. Cần tồn tại một quy trình vận hành mô tả cách kiểm tra biên lai để phát hiện giả mạo và hư hỏng. Trong mọi trường hợp hư hỏng, cần tiến hành kiểm tra để xác định mức độ ảnh hưởng của nội dung bên trong. Việc mất niêm phong (đóng nguyên bản) do tải trọng cơ học chắc chắn có khả năng làm tăng phạm vi các thử nghiệm tiếp theo nhưng điều này không tự động có nghĩa là cần phải phá hủy vật liệu. Không chấp nhận các thùng chứa đã bị hư hỏng nhiều và phải lập báo cáo hư hỏng. Quyết định về việc có nên đánh giá thiệt hại hay không phải được thực hiện bởi kiểm soát chất lượng. Các thủ tục phải được xác định ngay từ đầu. Trong mỗi trường hợp, tất cả các đặc điểm khác biệt phải được lập thành văn bản – điều này giúp cho việc xem xét hồi cứu cũng như đánh giá các nhà cung cấp và cơ quan giao nhận có thể thực hiện được. Việc kiểm tra tính đồng nhất của việc giao hàng cũng như sự phù hợp với đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng được quy định trong WHO GSP (5.7-5.9). Ngoài khía cạnh thương mại của việc kiểm tra này, một chức năng an toàn cũng được thực hiện. Nếu các lô nguyên liệu hoặc sản phẩm khác nhau được giao cùng một lúc, thì nên tách các lô này ra, ví dụ bằng cách xếp lại từng thùng chứa riêng lẻ, để tránh nhầm lẫn ngay từ đầu. Thông thường, các thùng chứa được dán nhãnthủ công khi nhận vật liệu hoặc sản phẩm. Các nhãn này phải được biên soạn cẩn thận (xem chương 11. Nhận dạng). Lý tưởng nhất là số lượng nhãn được kiểm soát bởi hệ thống quản lý kho. Không thể chấp nhận số lượng nhãn có thể lựa chọn tự do, không được kiểm soát. Tuy nhiên, nếu chỉ có thể điều chỉnh số lượng nhãn theo cách thủ công, thì phải đảm bảo rằng các nhãn thừa không bị phá hủy mà không có chú thích bằng tài liệu. Nếu số lượng vùng chứa đã được tính toán không chính xác, lỗi này sẽ trở nên rõ ràng khi các nhãn được áp dụng. Nếu có 7 thùng chứa và 8 nhãn in, nhãn có thông tin “8 of 8” sẽ được sử dụng; điều này phải được sửa chữa bằng cách thay đổi nhãn thùng chứa trực tiếp hoặc bằng cách in chúng lại. Đôi khi bản in không thể được lặp lại trực tiếp vì một số hệ thống được trang bị các biện pháp bảo vệ để tránh sử dụng sai. Dù là trường hợp nào, lý do cho bất kỳ hành động nào được thực hiện phải được cung cấp bằng văn bản. Phải tránh việc bắt đầu in lại định kỳ theo cách thủ công bất cứ khi nào có thể. Hồ sơ biên nhận với thông tin về nhà cung cấp, chỉ định lô của nhà cung cấp và dữ liệu nhận hàng đều phải được lưu giữ làm tài liệu thứ cấp. Có thể giữ một sổ nhật ký nhận hàng hoặc tạo một danh sách tương tự với các tham chiếu thời gian bằng cách sử dụng hệ thống quản lý kho. Hình 11.M-8 cho thấy một danh sách kiểm tra để xử lý biên nhận.

Tương tự như quy trình nhận hàng, tất cả các chuyển động khác của hàng hóa cũng phải được mô tả bằng quy trình vận hành. Luồng các thành phần đến và đi chỉ có thể được thực hiện theo các quy trình bằng văn bản hoặc các quy trình được EDP kiểm soát.

Nhận dạng bằng vật liệu và số lô

Một thủ tục xác định là cần thiết để chỉ định một cách có chọn lọc một nguyên liệu hoặc sản phẩm trong suốt vòng đời của nó trong các khu vực kho hàng, sản xuất và vận chuyển. Một trong những mục tiêu của việc này là đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc của nguyên liệu ban đầu và thành phẩm. Nhận dạng rõ ràng thường đạt được bằng cách sử dụng kết hợp các hệ thống mã khác nhau. Số liệu thường được sử dụng. Khi làm như vậy, chúng tôi khuyến nghị rằng một số nhóm nguyên liệu hoặc sản phẩm nhất định (nguyên liệu, vật liệu đóng gói, vật liệu trong quá trình chế biến, thành phẩm, v.v.) được ấn định các dải số cụ thể để có thể dễ dàng xác định.

Hơn nữa, số lô và số biên nhậncũng được sử dụng; thứ hai có ý nghĩa nếu tồn tại một số biên lai nguyên liệu ban đầu khác nhau từ cùng một lô của nhà cung cấp, và nếu hệ thống ký hiệu lô không cung cấp bất kỳ phương tiện nào để xác định trình tự thời gian của chúng. Trong hệ thống quản lý kho, không cần số biên lai nếu hai biên lai được đề cập ở trên chứa các số lô khác nhau. Mối quan hệ với lô nhà cung cấp được thiết lập thông qua hệ thống để có thể giảm phạm vi kiểm tra hoặc thử nghiệm hàng hóa đến.

Tạo số lô

Mã số này có thể có các dạng khác nhau và thường là ký tự chữ và số. Nó có thể chứa các thông tin khác nhau (xem hình 11.M-9). Cần phải đảm bảo rằng các mã này là duy nhất và việc lặp lại là không thể xảy ra, dù là ngẫu nhiên hay cố ý. Các mã này có thể được tạo tự động bởi hệ thống EDP hoặc theo cách thủ công thông qua sổ hàng loạt. Phải có một quy trình thiết lập để tuân theo trong mọi trường hợp như được xác định bởi một quy trình vận hành. Đối với phiên bản được EDP hỗ trợ, việc kiểm tra độ tin cậy phải được thực hiện như một phần của quá trình xác nhận.

Điều chuyển và vận chuyển

Sản phẩm chỉ nên được gửi đi nếu có đơn đặt hàng bằng văn bản (WHO GSP 7.4). Đối với trường hợp nhận hàng, gửi hàng là một bước quan trọng trong đó phải tránh xác định nhầm. Việc sử dụng danh sách kiểm tra cũng được khuyến khích ở đây.

Tốt nhất, sản phẩm sẽ được kiểm tra ở công đoạn chọn bằng máy quét mã vạch. Người thứ hai nên kiểm tra và ký biên soạn lệnh điều động. Loại hộp chứa công văn sẽ được sử dụng phải được xác định chính xác trong hướng dẫn. Nếu đã chọn đúng thùng chứa, điều này đảm bảo rằng sản phẩm cũng sẽ được bảo vệ nếu nó được gửi đến một vùng khí hậu khác.

Nhãn trên thùng gửi hàng này ít nhất phải bao gồm ngày gửi, tên và địa chỉ của người nhận cũng như mô tả sản phẩm (tên, dạng bào chế, độ mạnh, số lô), số lượng được gửi đi và các điều kiện vận chuyển và bảo quản ( GSP của WHO 7.7). “Hồ sơ phân phối phải được sẵn sàng […]” (8.12 Hướng dẫn GMP của EU).

Tài liệu công văn phải được lưu trữ dưới dạng tài liệu thứ cấp và phải có sẵn trong thời gian ngắn. Cần đặc biệt cẩn thận khi sử dụng đá khô trong dây chuyền làm lạnh. Ngoài các biện pháp an toàn lao động, phải đảm bảo rằng sản phẩm không tiếp xúc với đá khô (WHO GSP 7.2) để ngăn ngừa hậu quả tiêu cực, ví dụ như đóng băng cục bộ. Tất nhiên, yêu cầu cơ bản là chất lượng của nguyên liệu ban đầu và thành phẩm không bị ảnh hưởng bất lợi đối với khu vực bên ngoài sản xuất và nhà kho: điều này có nghĩa là các thông số kỹ thuật tương tự về nhiệt độ và độ ẩm bảo quản cũng phải được áp dụng cho giao nguyên liệu ban đầu.

Khó tính toán được mức độ ảnh hưởng của các biến ảnh hưởng đến tính chất và độ ổn định của vật liệu (chẳng hạn như đỉnh nhiệt độ trên bề mặt chất tải của xe chở hàng nặng). Do đó, có thể được khuyến khích trong trường hợp vật liệu nhạy cảm và có giá cao, yêu cầu bao gồm các dụng cụ đo lường (máy ghi dữ liệu) (xem chương 11.M.3 Điều kiện bảo quản) ghi lại các điều kiện trong quá trình vận chuyển: những điều kiện này sau đó có thể được đánh giá trong quá trình kiểm tra hàng hóa đến. Điều tương tự cũng áp dụng cho các thành phẩm và đối với những thành phẩm này, trong trường hợp này cũng cần đảm bảo rằng các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm cần thiết được tuân thủ trong quá trình vận chuyển đến, ví dụ, các kho phân phối trung tâm.

Đối với các chuyến đi nước ngoài, ví dụ liên quan đến các chuyến vượt biển kéo dài trong vài tuần, việc sử dụng các thiết bị đo lường được đặc biệt khuyến khích vì sản phẩm cũng có thể đi qua các vùng khí hậu khác nhau trong suốt hành trình và kết quả là có thể dao động đáng kể. Theo quy định, đối với việc lựa chọn nhà cung cấp, nên sử dụng các đại lý giao nhận hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh đủ tiêu chuẩn. Đối với vận chuyển nội bộ công ty, ví dụ như trong quá trình sản xuất hoặc trao đổi giữa nhà kho và nơi sản xuất, cũng cần lưu ý rằng các hoạt động này phải diễn ra như dự định. Để đảm bảo điều này, các thủ tục bằng văn bản phải tồn tại và được lập thành văn bản tương ứng bất kể mức độ tự động hóa hiện có.